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Software de gestão: como manter o envolvimento da equipe interna e otimizar o seu uso

As empresas da área de Saúde possuem um processo complexo, no qual devem se ater a uma série de requisitos específicos para atuar no mercado.

Por isso, optar pelo uso de um software de gestão é a escolha mais prudente para manter-se em conformidade.

Um dos pontos mais importantes a serem monitorados e garantidos são os que referem-se à segurança. Podem ser diversas as medidas regulatórias exigidas pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) às quais uma instituição precisa estar atenta: RDC 16; boas práticas na fabricação de produtos para a saúde; RDC 47/2013; RDC 48; RDC 185/2001 e outras, voltadas para fabricantes e empreendedores em geral.

Como podemos ver, a lista de regulamentações é extensa, o que torna muito fácil perder-se caso não tenha as ferramentas certas para um controle adequado. Além de um software de gestão ERP, é preciso considerar também medidas próprias para a administração do RH.

Afinal, nem só de produtos e processos vive uma empresa! Mas também de todo o esforço e as atribuições dos profissionais de sua equipe, de modo que é extremamente necessário investir em soluções para o RH e que integrem-se com outras tecnologias do mercado.

Neste post, falaremos sobre a importância de apostar em um software de gestão para RH e como engajar o time no uso deste recurso. Boa leitura!

Os benefícios de um software de gestão de RH

O software Enterprise Resource Planning (ERP) é um programa criado especialmente para cuidar de todas as operações de gestão de uma empresa. Através dele, é possível obter visibilidade sobre o andamento das tarefas e funções voltadas para a análise de resultados. Tudo isso serve como auxílio para melhorar a eficiência dos vários aspectos do negócio.

Dentre as suas maiores vantagens, ressaltamos aqui a integração de dados para o uso em diferentes setores. Esse tipo de software de gestão costuma ser dividido de acordo com módulos, os quais são integrados entre si, permitindo que cada setor realize suas próprias operações conforme a demanda.

Em um software de ERP integrado, é possível monitorar funções como Contas, Recursos Humanos, Produção, Vendas, Entregas, Estoque, Serviços, entre outros. Na combinação de módulos, diferentes ações são otimizadas. Podemos, assim, citar benefícios sobre:

– Acréscimo de informações gerenciais;

– Processos rápidos e automatizados;

– Tomadas de decisões mais assertivas;

– Redução de desperdício de tempo com retrabalho;

– Diminuição de custos;

– Controle de conformidade sob as leis da Anvisa;

– Segurança e monitoramento de dados;

– Maior controle sobre prazos internos e externos.

Esse tipo de SaaS costuma ser modular por conta da facilidade de adequação à diferentes mercados. Dentro da área de Saúde, temos algumas alternativas especializadas. Elas tem funções próprias para a sua realidade, conforme citado na introdução.

Falando especialmente sobre o uso do módulo de RH, devemos salientar que a gestão de pessoas é fundamental para o ramo. Afinal, cuidar delas é o objetivo de todo nosso serviço.

Isso reflete-se desde o cuidado necessário ao admitir funcionários capacitados na etapa de produção e entregar equipamentos hospitalares em perfeito estado, até o treinamento de médicos e enfermeiras para lidar com os materiais dentro de clínicas, por exemplo.

Faz-se necessária uma solução capaz de monitorar o processo seletivo e o treinamento dos profissionais envolvidos. O desenvolvimento de talentos é muito importante para que haja a confiança necessária ao trabalhar em uma área onde tantos requisitos são vitais.

Um software de gestão para RH permite ainda monitorar o uso correto dos EPIs por parte dos colaboradores. Ter o controle e o registro desses dados é de extrema relevância para evitar não-conformidades e prevenir-se de problemas com os órgãos reguladores.

Por fim, os softwares otimizam a comunicação, gerando ainda uma maior facilidade no ato de coletar feedbacks da equipe e desenvolver um canal de diálogo direto e eficiente.

Os benefícios próprios da tecnologia estão claros e são uma realidade. Para a combinação ficar perfeita, resta apenas alinhar o uso das suas ferramentas junto à todos os profissionais envolvidos, como veremos a seguir.

Familiarizando a equipe com o software de gestão

A implementação do SaaS e do módulo para gestão de RH deve ser realizada com todo o cuidado. Alguns erros são comuns em meio a este processo. Por isso, escolhemos as dicas principais para que você não passe sufoco na hora de executar a sua solução:

Treine seus colaboradores em grupos reduzidos

Pode demorar um pouco para a capacitação de todos, mas certamente o rendimento é alto. O ideal é organizar grupos de até 15 participantes para cada sessão de treinamento.

Organize treinamentos baseados em funções e dispositivos

Em um software de gestão abrangente, como os ERPs e seus módulos, cada profissional pode usá-lo para atividades distintas. Os treine especialmente naquilo que lhe for mais útil. Atente-se também para os casos em que o mesmo produto é disponibilizado em diferentes dispositivos. Caso precise, oriente seus colaboradores para utilizar aparelhos como tablets, notebooks e celulares, dentre outras alternativas.

Capacite mesmo quem não usará o software no dia a dia

Apesar de que cada um deve ser treinado conforme as suas atribuições, nunca se esqueça que imprevistos acontecem. Caso ocorra de um colaborador estar ausente, sua função não pode ficar impossibilitada. Para prevenir esse tipo de problema, treine os outros membros da equipe para conhecerem o mínimo das funções dos colegas. Desse modo, se surgir a necessidade, eles estarão prontos para responder de forma ágil.

Assim, terminamos nosso conteúdo sobre a importância de adotar um módulo de RH para um software de gestão. Tomando os cuidados básicos na etapa de implementação, basta adotar o melhor do mercado e ter um acompanhamento dos processos tranquilo e eficaz.

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